Як HALO Ukraine автоматизувала кадрові процеси для команди, що розміновує Україну
Про компанію
The HALO Trust — найбільша міжнародна організація з гуманітарного розмінування, що працює в Україні. Це неурядова благодійна та некомерційна організація, яка займається очищенням територій від мін і вибухонебезпечних предметів. В Україні HALO працює з 2015 року через представництво HALO Ukraine.
Після 2022 року організація суттєво масштабувала діяльність: сьогодні команда налічує близько 1400 співробітників і працює у восьми областях України, зокрема на деокупованих територіях та в регіонах, що зазнали активних бойових дій.
За час роботи HALO обстежила десятки мільйонів квадратних метрів територій і підготувала понад 8 мільйонів квадратних метрів земель до безпечного використання. Організація також бере участь у розвитку інфраструктури протимінної діяльності в Україні – від підготовки фахівців до формування системного підходу до безпеки населення.
Зі зростанням масштабів діяльності HALO Ukraine та розширенням команди до понад 1400 співробітників, компанія зіткнулася з необхідністю систематизації внутрішнього документообігу. Особливо це стосувалося кадрових процесів, зокрема оформлення відпусток, відряджень, звільнень та погодження внутрішніх документів.
Робота з паперовими документами та розрізненими цифровими інструментами ускладнювала контроль процесів, збільшувала час обробки заяв і створювала ризики втрати або дублювання інформації. Виникла потреба у впровадженні єдиної системи, яка дозволить централізувати документообіг, автоматизувати процеси та забезпечити прозорість роботи.
Основні виклики та проблематика
● відсутність єдиної системи для управління кадровими документами;
● тривалий цикл погодження заяв і внутрішніх документів;
● залежність від ручної обробки та пересилання документів;
● ризики втрати, дублювання або використання неактуальних версій;
● складність контролю статусів і відповідальних осіб у процесах;
● потреба в масштабованому рішенні для великої розподіленої команди.
Покрокова реалізація процесу роботи
Впровадження системи електронного документообігу WhiteDoc для HALO Ukraine було реалізовано протягом 3 місяців і включало кілька етапів:
1. Аналіз бізнес-процесів
Дослідження поточних процесів кадрового документообігу та визначення ключових сценаріїв автоматизації.
2. Проєктування та налаштування системи
Розробка логіки процесів, створення структури шаблонів і сценаріїв погодження документів.
3. Створення шаблонів документів
Налаштування шаблонів для основних HR-процесів (відпустки, відрядження, звільнення, внутрішні накази, голосування).
4. Інтеграції та технічна реалізація
Реалізація інтеграцій, налаштування підписання документів ЕЦП.
5. Тестування та погодження
Перевірка роботи процесів, узгодження з відповідальними підрозділами.
6. Запуск та навчання користувачів
Перехід на новий формат роботи та навчання співробітників роботі з електронними документами у WhiteDoc.
Впровадження WhiteDoc дозволило нам систематизувати кадрові процеси та значно спростити роботу з документами. Особливо цінним стало те, що всі етапи – від створення заявки до підписання та архівування – відбуваються в єдиній системі з прозорою логікою та контролем статусів. Це допомогло скоротити кількість ручних операцій, прискорити погодження та підвищити керованість процесів у масштабі всієї організації. Сьогодні ми можемо швидше опрацьовувати кадрові запити, підтримувати єдині стандарти роботи та забезпечувати зручний доступ до документів для співробітників, які працюють у різних областях України.
Результати впровадження WhiteDoc
У межах проєкту HALO Ukraine автоматизувала ключові кадрові процеси, зокрема:
● подання, погодження та підписання заяв на відпустку;
● оформлення та погодження відряджень;
● процеси приймання, переведення та звільнення співробітників;
● автоматичне формування та підписання кадрових наказів.
Окрім стандартних HR-процесів, для потреб організації було реалізовано механізм таємного голосування через анонімні форми у WhiteDoc.
Для синхронізації даних та безперервної роботи процесів також налаштували інтеграцію з обліковою системою компанії. Це дозволило автоматично передавати дані співробітників, формувати документи та отримувати актуальні статуси без дублювання інформації вручну.
Проєкт в цифрах
● 67 шаблонів документів для різних типів процесів.
● 200 користувачів активно працюють у системі.
● 18 архівних мейлбоксів для зберігання різних типів документів.
● Понад 12 000 завершених процесів.
Ефект впровадження WhiteDoc
Впровадження WhiteDoc дозволило HALO Ukraine:
● централізувати документообіг у межах єдиної системи;
● скоротити час обробки кадрових процесів;
● мінімізувати ручну роботу та людський фактор;
● забезпечити прозорий контроль статусів і відповідальних осіб;
● знизити ризики втрати або дублювання документів;
● підвищити рівень безпеки та контролю доступу до інформації;
● залучити до роботи як український, так і міжнародний персонал для швидкого погодження документів;
● забезпечити доступ до документів з будь-якого місця (на сьогодні команда HALO Ukraine працює у Київській, Чернігівській, Сумській, Харківській, Дніпропетровській, Донецькій, Херсонській та Миколаївській областях).
Висновки
Для HALO Ukraine цифровізація кадрових процесів стала не лише питанням ефективності. Коли співробітники працюють у різних областях України та безпосередньо залучені до гуманітарного розмінування, можливість подати заяву на відрядження, погодити відпустку чи підписати кадровий документ без паперу та фізичної присутності суттєво спрощує щоденну роботу команди.
Ми раді, що WhiteDoc допомагає зменшити адміністративне навантаження та дає змогу команді приділяти більше часу своїй головній місії – робити українські території безпечнішими для людей.
