HR без кордонів: як ТМ “Приправка” автоматизувала кадрові задачі та документообіг з WhiteDoc
ТМ “Приправка” – провідний український виробник натуральних спецій та соусів. Компанія експортує свою продукцію як на європейські ринки, так і на інші континенти.
Це перша торгова марка в Україні, яка стала випускати натуральні приправи без глютамату, підсилювачів смаку та ароматизаторів, а також першою створила приправу без солі. Як прихильник інновацій у виробництві приправ, компанія довела, що нові рішення працюють не лише на виробництві, а й у сфері управління.
У зв’язку з диджиталізацією всіх процесів та переходом співробітників на віддалену роботу команда шукала ефективне рішення для цифровізації кадрових процесів.
Для ТМ "Приправка" важливими завданнями були:
Стандартизація шаблонів
документів для кожної компанії групи, що полегшувало б роботу відділу кадрів.
Самостійне адміністрування
Система з легким самостійним адмініструванням кадрових документів, доступна з будь-якої локації.
Використання довідників
для швидкого заповнення документів.
Наявність архіву
який би зберігав документи для кожної компанії групи окремо.
Процес впровадження WhiteDoc
WhiteDoc став саме тим інструментом, який дозволив “Приправці” автоматизувати рутинні HR-завдання, стандартизувати документообіг та забезпечити швидкий доступ до важливих даних та документів незалежно від локації співробітників.
На першому етапі були розроблені 15 шаблонів для різних компаній групи, а після тестування залишено найнеобхідніші шаблони та довідники.
Оскільки WhiteDoc є платформою типу no-code, впровадження потребувало лише одного етапу навчання користувачів і надання інструкцій для підписантів.
Реалізовані бізнес-процеси:
Створення та підписання заяв на відпустку, звільнення, переведення,
а також наказів до цих процесів.
спрощений збір та обробка персональних даних нових співробітників під час оформлення на роботу.
Створення розширених довідників для прискорення заповнення документів.
автоматизація перевірки та збору документів під час укладання договорів з клієнтами.
Створення шаблонів документів для погодження донацій.
швидке отримання документів для відкриття рахунків.
Результат перевершив очікування. Бо WhiteDoc – це дійсно зручна у використанні система, яка може допомогти не тільки в кадровому документообігу, а у швидкому погодженні інших документів.
Завдяки цій платформі ми змогли стандартизувати документообіг для різних підрозділів, створити окремі електронні архіви та автоматизувати погодження ключових документів. Окремо про support – гарний, швидкий, професійний та ввічливий.
Впровадження WhiteDoc, справді, стало важливим кроком у цифровій трансформації HR-процесів у ТМ “Приправка”.
Результати впровадження та висновки
Швидке погодження документів
незалежно від місця перебування співробітників, що працюють як в Україні, так і за кордоном.
Окремі електронні архіви
для різних компаній групи, що забезпечує легкий доступ і зберігання.
Систематизація процесу
роботи з документами, що підвищило ефективність кадрових операцій.
Інтеграція SSO Azure
для єдиного входу, що підвищує безпеку доступу до системи.
Гнучкість
і можливість самостійного адміністрування налаштувань системи.
Шаблони документів
Створено та впроваджено 40 шаблонів документів.
Кількість користувачів
зросла з 105 на початку проєкту до 136.
