Від стосів паперів до кількох кліків за 2 тижні: автоматизація документообігу для “ВСІ. СВОЇ”
Про клієнта
Всі. Свої – це найбільша платформа українських брендів, до якої входить 4 магазини, офлайн простори та маркетплейс. Загалом бренд представляє понад 250 виробників серед яких такі відомі торгові марки як Anabel Arto, BYME, Bagland, Gifty, Orner та багато інших.
Щомісяця Всі. Свої стикалися зі справжнім викликом: сотні договорів і додаткових угод з усіма контрагентами, які потрібно було створювати, перевіряти, узгоджувати, розсилати та слідкувати за підписанням всіх сторін. Це вимагало значних зусиль команди, багатьох годин ручної роботи та постійного контролю.
Мета була амбітною:
-
Зробити процеси легшими, швидшими й зручнішими – від створення документа до підписання.
-
Впровадити автоматизацію масової розсилки й заповнення документів, щоб заощадити час і ресурси команди.
-
І все це – швидко, без великих бюджетів на автоматизацію і складних інтеграцій з CRM чи ERP.
Рішення
Щоб комплексно закрити потреби компанії Всі. Свої, команда WhiteDoc створила:
-
40 шаблонів документів для всіх видів договорів та додаткових угод;
-
14 сценаріїв розсилки, які дозволяють автоматично перевіряти актуальність даних контрагентів через довідник, формувати документи, заповнювати реквізити та відправляти контрагентам;
-
налагодила масове підписання, завдяки якому команда Всі. Свої може підписати всі угоди одночасно, а кожен контрагент автоматично отримує свої документи без необхідності реєстрації на платформі.
Реалізація: масова розсилка договорів за допомогою сценарію
Раніше підписання договорів могло займати дні або навіть тижні. З WhiteDoc весь процес триває до 15 хвилин:
-
Користувач Всі. Свої запускає сценарій і додає список контрагентів, система автоматично перевіряє активність і юридичну особу кожного контрагента, далі в кілька кліків здійснюється масова відправка.
-
Кожен контрагент отримує потрібну йому угоду, заповнює свою частину і підписує документ.
-
Підписаний договір повертається для фінального підписання до Всі. Свої і автоматично архівується.
Ключові етапи реалізації командою WhiteDoc
-
Збір потреб клієнта, аналіз наявних бізнес-процесів та налаштування 6 основних сценаріїв і 20 шаблонів.
-
Запуск продуктивного сценарію з додатковими шаблонами.
-
Розширення функціоналу: збільшення кількості договорів у розсилці, зміна строку дії документів.
-
Ми мали потребу у швидкій автоматизації документообігу без складних інтеграцій з іншими системами, тому зупинили свій вибір на компанії WhiteDoc, яка надавала таке рішення. Подобається, що фахівці WhiteDoc мають значну експертизу у сфері автоматизації для різних підприємств і пропонують найбільш ефективні варіанти впровадження.
Бізнес-модель Всі. Свої має свою специфіку, тому їх ідеї – автоматизовані довідники, сценарії масової розсилки договорів та уніфіковані шаблони – стали справді вдалими для нашої компанії. Великий плюс, що запуск проєкту з підготовкою більшості необхідних документів зайняв лише 2 тижні.
WhiteDoc – це екологічний бізнес з екологічним сервісом, тому метч із Всі. Свої однозначно відбувся.
Результати впровадження
Впровадження WhiteDoc позитивно вплинуло на ефективність процесів документообігу: нові угоди запускаються швидше завдяки готовим шаблонам, сценарії розсилки дозволяють автоматично додавати правильних адресатів. Окрім того, суттєво зменшилась паперова рутина і кількість помилок, пов’язаних із ручним внесенням даних.
70% документів переведено в електронний формат.
Створено 4 публічні шаблони для ключових процесів: заяви на виплати, повідомлення про ДТП тощо.
Близько 10 000 документів оброблено лише за перші 9 місяців після запуску.
13 активних користувачів системи на стороні МТСБУ та тисячі вхідних звернень від учасників страхових випадків.
Вистовки
Досвід співпраці WhiteDoc та Всі. Свої – яскравий доказ того, як бізнес може переходити на цифрові рішення легко, без дорогих інтеграцій та довгих впроваджень.
Завдяки рішенню WhiteDoc компанія змогла оптимізувати документообіг, стандартизувати типові бізнес-процеси взаємодії з контрагентами та значно підвищити ефективність бізнесу.
Як результат, Всі. Свої отримали сучасний цифровий інструмент для роботи з документами та даними, що дозволяє бізнесу масштабуватись без обмежень.
