Як компанія EDIN об’єднала онбординг, кадрове оформлення та інструктажі з охорони праці в єдиний цифровий процес
Про EDIN
EDIN — це українська продуктова B2B IT-компанія, яка розвиває екосистему електронного документообігу для бізнесу в сферах ритейлу, постачання та логістики.
Понад 7 років рішення EDIN допомагають автоматизовувати обмін даними та переводити щоденну роботу з документами в цифровий формат.
EDIN є провідним EDI-провайдером, покриття включає 175 найбільших торговельних мереж, а платформою користуються більш як 5000 компаній і 20 000 користувачів по всій Україні.
EDIN у цифрах
- понад 5000 постачальників, перевізників, дистриб’юторів і представників ритейлу в одній екосистемі;
- 170 торговельних мереж у покритті платформи по всій Україні;
- понад 378 мільйонів оброблених електронних документів.
За останній рік до команди EDIN приєдналося близько 50 нових співробітників, а найближчим часом компанія планує збільшити штат ще приблизно на 20–30%.
Щоб подальше зростання не призводило до збільшення операційного навантаження, команда вирішила вдосконалити процес онбордингу та автоматизувати кадрове оформлення й проведення обов’язкових інструктажів з охорони праці. Це дозволило відмовитися від ручної координації між підрозділами та побудувати єдиний цифровий процес.
Раніше кадрове оформлення, створення робочого місця та інструктажі з охорони праці проходили в різних підрозділах. Командам доводилося окремо передавати дані, перевіряти виконання завдань і контролювати підписання документів.
Особливо важливо було врахувати працівників, які працюють дистанційно, а також різні вимоги до оформлення штатних співробітників і гіг-спеціалістів.
Команда EDIN хотіла пов’язати всі етапи, спростити роботу HR, IT та служби охорони праці й зробити онбординг зручним для кожного нового працівника.
Як об’єднали HR, IT та службу охорону праці в єдиному цифровому процесі онбордингу
Онбординг починається із заявки від HR на створення робочого місця. Далі система крок за кроком залучає потрібних фахівців і передає їм необхідну інформацію.
Для різних категорій працівників налаштували окремі шаблони документів:
- для штатних співробітників — журнал вступного та первинного інструктажів;
- для гіг-спеціалістів, які працюють дистанційно, — журнал вступного інструктажу.
Такий розподіл допомагає врахувати формат роботи працівника та виконати законодавчі вимоги щодо проведення інструктажів.
Шість кроків цифрового онбордингу
До впровадження WhiteDoc передавання інформації між підрозділами, контроль виконання та нагадування здійснювалися вручну, що вимагало постійної координації між кількома командами.
Як виглядає оптимізований процес?
1. HR-фахівець заповнює заявку на створення робочого місця для нового співробітника. З цього моменту починається весь ланцюжок оформлення.
2. Системний адміністратор створює корпоративну електронну пошту нового працівника.Після цього WhiteDoc автоматично повідомляє інженера з охорони праці про необхідність провести інструктаж.
3. З попередньо налаштованих довідників до журналу автоматично додаються ПІБ, посада, підрозділ, дата прийняття на роботу та інші необхідні дані співробітника. Інженеру не потрібно повторно вводити інформацію або переносити її з одного документа в інший.
4. Новий співробітник отримує матеріали для ознайомлення та документи для підписання. Усе можна пройти дистанційно. Не потрібно їхати в офіс, друкувати журнали або передавати паперові документи між відповідальними фахівцями.
5. Відповідальні бачать актуальні статуси. Наприклад,інженер з охорони праці контролює проходження інструктажів у реальному часі. Він бачить, хто вже ознайомився з матеріалами, які документи підписані та кому потрібно нагадати про наступний крок.
6. Після підписання всі документи зберігаються в електронному архіві. Потрібний документ можна знайти за кілька секунд. Це спрощує підготовку до внутрішніх перевірок та аудитів.
Для нас було важливо не просто перевести журнали з охорони праці в електронний формат, а побудувати єдиний прозорий процес онбордингу нового співробітника.
Сьогодні компанія приймає близько 50 нових працівників на рік і вже планує зростання команди на 20–30%. Саме тому ми вирішили автоматизувати процеси заздалегідь, щоб масштабування не збільшувало операційне навантаження.
Раніше в оформленні нового співробітника були задіяні HR, інспектор з кадрів, системний адміністратор та інженер з охорони праці. Передача інформації між підрозділами та контроль виконання здійснювалися вручну.
Завдяки WhiteDoc ми реалізували єдиний цифровий процес, у якому зі створення заявки автоматично запускаються всі наступні етапи оформлення, включаючи інструктажі з охорони праці та підписання документів.
Особливо цінним це стало для віддалених співробітників. Сьогодні запуск процесу для інженера з охорони праці займає лише 2–3 хвилини, після чого працівник проходить ознайомлення та підписує документи онлайн.
Ми отримали повний контроль над кожним етапом онбордингу та впевненість, що всі необхідні документи будуть підписані у потрібний час.
Для нас це не просто автоматизація окремого процесу, а інвестиція у побудову сучасного та масштабованого онбордингу.
Що змінилося після автоматизації
Після впровадження WhiteDoc командам EDIN більше не потрібно вручну передавати інформацію та контролювати кожен наступний крок. Система сама спрямовує документи відповідному фахівцю, автоматично додає потрібні дані та показує актуальні статуси опрацювання.
Результати:
- запуск інструктажів за 2–3 хвилини;
- автоматично заповнені журнали;
- менше ручної роботи та нижчий ризик помилок;
- окремі сценарії для штатних працівників і гіг-спеціалістів;
- дистанційне ознайомлення та підписання документів;
- прозорий контроль усіх етапів;
- швидкий доступ до журналів під час перевірок;
- простіша та прозоріша взаємодія між департаментами HR, IT та службою охорони праці;
- зменшення операційного навантаження.
Автоматизація для впевненого старту працівника
Результатом проєкту EDIN став прозорий автоматизований процес онбордингу нових працівників: від першої заявки HR-спеціаліста до цифрового архіву з усіма підписаними документами.
Тепер створення робочого місця, кадрове оформлення та охорона праці працюють як одна система, у якій кожен наступний етап запускається без зайвих нагадувань.
- Для нового співробітника це простий і зрозумілий старт.
- Для HR департаменту, IT-відділу та служби охорони праці – менше ручної роботи й більше контролю.
- Для бізнесу – зростання без операційних перешкод.
Коли система бере на себе рутину, команда може зосередитися на головному та допомогти новим спеціалістам швидше відчути себе частиною компанії. Так автоматизація стає не просто способом працювати швидше, а міцною основою для подальшого зростання.
