Охорона праці без «шнурків та журналів»: як компанія RACIO. перетворила бюрократію на цифрову систему управління ризиками з WhiteDoc
Про клієнта
RACIO. – українська консалтингова компанія, яка працює у сфері охорони праці, промислової та пожежної безпеки. Команда допомагає бізнесу системно керувати ризиками та будувати культуру безпеки. RACIO. працює з українськими та міжнародними організаціями у сферах виробництва, фармацевтики, логістики, IT та ритейлу, серед яких MICHELIN, Danone, Roche, DHL, Toyota, Adidas, Oracle, Cisco та інші.
Команда RACIO. шукала цифрове рішення, яке допомогло б їм і їхнім клієнтам впорядкувати документообіг з охорони праці, відмовитися від паперових журналів і скоротити час на збір підписів. Найбільш проблемною зоною були журнали інструктажів – документи з великою кількістю підписантів, які інженери з охорони праці змушені регулярно оформлювати вручну.
Відсутність підпису працівника в таких документах створює для компанії юридичний і фінансовий ризик у разі нещасного випадку, перевірки або спору.
Як паперові журнали інструктажів «з’їдають» до 60% робочого часу
● сотні підписантів у кожному журналі, що означає фізичний збір підписів і ручне оформлення документів;
● обов’язкові повторні інструктажі кожні 3–6 місяців;
● ручне створення, копіювання та друк документів;
● бюрократичні операції: нумерація, прошнуровування, печатки, зберігання тощо.
Чому ринок IT-рішень не закривав задачу автоматизації документообігу з охорони праці
Під час пошуку інструменту для цифровізації журналів та інструктажів команда RACIO. зіткнулася з обмеженнями готових рішень:
● Відсутність повноцінних шаблонів для багатосторінкових журналів із жорстко визначеною формою.
● Типові сервіси ЕДО не дозволяли глибоко адаптувати документи під специфіку охорони праці.
● «Коробкові» IT-рішення були дорогими та не повністю відповідали практичним вимогам.
● Чинне законодавство задає загальні рамки, але містить суперечливі вимоги до окремих атрибутів паперових журналів (нумерація, прошнуровування, печатки), які складно коректно перенести в цифровий формат.
● Законодавство визначає загальні правила електронного документообігу, але не регламентує детально формат електронних журналів і логіку підписання для таких процесів.
Це не зупинило команду RACIO. Навпаки – стало точкою старту для створення рішення, якого ринку фактично бракувало. RACIO. обрали WhiteDoc як технологічного партнера і разом ми спроєктували процес так, щоб він одночасно відповідав вимогам організації охорони праці на підприємстві, залишався юридично коректним і був зручним у щоденній роботі. Рішення створювали спільно, поєднавши технологічні можливості WhiteDoc та 20-річний досвід RACIO.
Завдання спільного проєкту RACIO. та WhiteDoc
Найбільшим викликом стало створення електронних журналів інструктажів і налаштування цифрового процесу підписання, які відповідали б чинним нормативно-правовим вимогам і були зручними в щоденній роботі.
Для цього потрібно було врахувати такі вимоги:
● Електронні журнали не повинні залежати від принципу «всі мають підписати один документ», оскільки це технічно блокує процес.
● Цифрові версії документів мають підтримувати підписання різними КЕП.
● Система має формувати повний пакет доказів і друковані версії документів для регулятора.
● Цифровізація документів і процесів з охорони праці має на практиці суттєво зменшити час на створення документів і збір підписів.
Як працює рішення «Цифрова охорона праці» зараз
Замість одного журналу з сотнями підписів система WhiteDoc формує індивідуальні журнали – окремий журнал для кожного працівника з автоматично доданими інструкціями відповідно до посади та обов’язків.
На основі імпортованого списку працівників і їхніх даних система формує журнали з відповідними інструкціями, після чого надсилає запити на підписання.
Завдяки функції масового підписання інструктор або керівник може одним кліком підписати весь пакет журналів – без ручної роботи та затримок. WhiteDoc підтримує ключових провайдерів КЕП, зокрема Дія.Підпис, МоноКЕП, SmartID, PrivatBank, ПУМБ тощо.
Система автоматично надсилає електронні «конверти» всім працівникам, які можуть підписати журнал онлайн з комп’ютера або смартфона. Усі підписані журнали та пов’язані документи зберігаються в електронному архіві з постійним доступом. Для компаній такий архів є безкоштовним.
Документи легко знаходити за прізвищем працівника, типом інструктажу або датою – без перегляду десятків файлів вручну.
Технічні переваги «Цифрової охорони праці»
● Автоматичні сповіщення про непідписані журнали: система повідомляє відповідальних осіб про відсутні підписи, знімаючи потребу в ручному контролі.
● Прозорість і контроль кожного етапу: статус журналів видно в реальному часі, відповідальна особа бачить, хто заповнив, підписав і на якому етапі перебуває процес.
● Зручний імпорт даних працівників (наприклад, з Excel): ПІБ, посада, підрозділ, email працівника, інструктора та керівника.
● Формування пакета документів: до журналу додаються всі необхідні інструкції (Word, PDF, програми навчання тощо).
● Формування архіву для аудиту: підписані документи для зберігання, версії для друку, сертифікати, аудит подій та всі прикріплені інструкції.
Ми пишаємося рішенням, яке створили разом з WhiteDoc. Для нас було важливо не перевести журнали в pdf-формат, а зберегти їх юридичну відповідність законодавству і створити справді зручний процес для співробітників. Результатом нашої співпраці з WhiteDoc став новий «цифровий» стандарт процесу, який враховує всі важливі моменти: як формувати журнали, як коректно організувати підписання для великої кількості працівників, як контролювати статуси та як формувати пакет документів для перевірок.
По суті, ми отримали не просто електронний журнал, а цифровий процес управління документообігом в сфері охорони праці – з автоматизацією, контрольними точками, архівом і доказовістю. Це вже практичний інструмент, який можна масштабувати на різні компанії та різні типи документів з охорони праці.
Висновки
У спільному проєкті RACIO. з WhiteDoc нам вдалося вирішити нетипову задачу, яку ринок довгий час залишав «на папері» – автоматизувати журнали інструктажів із великою кількістю підписантів без втрати керованості, доказовості та зручності.
Для бізнесу це означає:
● Вищий рівень контролю за статусами інструктажів і підписань.
● Менше ручної роботи та операційного навантаження на інженерів з охорони праці.
● Швидший доступ до документів і підтверджень під час внутрішніх перевірок та аудитів.
● Нижчий ризик помилок через людський фактор.
● Суттєву трансформацію бізнес-процесів і побудову повноцінної цифрової системи менеджменту ризиків.
Це не точкова автоматизація одного документа, а початок нової практики у сфері охорони праці, де експертиза RACIO. та технологія WhiteDoc формують сучасний і керований процес для компаній різного масштабу.
