Оренда на автопілоті: автоматизація документообігу та роботи з даними в процесах оренди для ТОВ «Сільпо-фуд»
Про клієнта
«Сільпо» – одна з найбільших мереж супермаркетів в Україні, заснована у 1998 році. Є частиною торговельно-промислової групи Fozzy Group. Станом на початок 2025 року мережа налічує 308 супермаркетів у 62 містах. Місія бренду – дарувати радість, а основною цінністю є гостинність.
Як один з лідерів українського ринку ритейлу, Сільпо щодня оперує величезними обсягами документації. Щоб традиційні процеси обробки паперів не уповільнювали роботу компанії, команда Сільпо почала шукати рішення для автоматизації роботи з документами та даними в них.
Автоматизація роботи з Договорами оренди та Актами оренди була необхідною, оскільки паперовий документообіг виявився занадто повільним і створював ризики затримок у підписанні документів та взаєморозрахунках між бізнесом і орендарями. Саме тому проєкт автоматизації документообігу для Сільпо розпочався з процесів оренди.
Виклики проєкту
Запит від клієнта на швидкий запуск проєкту.
Відсутність стандартизації в роботі з документами через різний шлях погодження в кожному регіоні мережі.
Необхідність інтеграції з програмним забезпеченням, розробленим на боці клієнта, а саме, власною системою для оренди та власним електронним архівом.
Необхідність інтеграції з SAP.
За допомогою вбудованого no-code функціоналу WhiteDoc та інтеграції з власним програмним рішенням для оренди Сільпо вдалось повністю автоматизувати підписання Договорів та Додаткових угод по оренді.
Покрокова реалізація процесу роботи з Договорами оренди
-
Менеджер з оренди формує необхідну версію Договору у власній системі оренди Сільпо.
-
За допомогою API договір автоматично передається до WhiteDoc, де створюється конверт із двома документами:
● Структурований документ із загальною інформацією про Договір.
● PDF-файл із повним текстом Договору.
-
Менеджер самостійно визначає погоджувачів від компанії та орендаря, обирає порядок опрацювання у WhiteDoc та відправляє документи на опрацювання.
-
Після погодження Договір підписується всіма сторонами та автоматично надсилається до електронного архіву WhiteDoc.
-
Завдяки інтеграції документи з WhiteDoc також потрапляють до власного електронного архіву на стороні Сільпо. Там файли розділяються залежно від типу бізнес-процесів, а доступ до них мають лише співробітники з достатнім рівнем прав.
Для повного циклу роботи з документами по оренді також була реалізована інтеграція з SAP, яка дозволила автоматично формувати та підписувати акти виконаних робіт.
Покрокова реалізація процесу роботи з Актами оренди
-
Бухгалтер формує Акт виконаних робіт у системі SAP та натискає кнопку “Відправити у WhiteDoc”.
-
За допомогою інтеграції з SAP Акт автоматично передається у WhiteDoc і на його основі формується структурований документ за відповідним шаблоном.
-
Далі Акт автоматично надсилається на підписання орендарю та керівнику на стороні Сільпо.
-
Після підписання документ повертається в SAP зі зміною статусу на “Завершено” та відміткою про підпис.
-
Як і Договір на попередньому етапі, підписаний Акт автоматично передається до архіву WhiteDoc та до власного електронного архіву Сільпо.
Основним запитом клієнта було швидке розгортання системи, тому команда WhiteDoc зробила все, щоб проєкт запустився за мінімальний час. Впровадження (від аналізу бізнес-процесів до продуктивної версії) зайняло лише 2 місяці.
За цей термін було реалізовано:
100% переведення документообігу навколо процесу оренди в цифровий формат.
Відправка, опрацювання та підписання документів у будь-який час та з будь-якої точки світу.
Дві інтеграції з програмним забезпеченням на стороні Сільпо: власною системою оренди та власним електронним архівом.
Автоматичне формування Актів оренди з даних в SAP.
Синхронізацію статусів документів між SAP та WhiteDoc у реальному часі.
9 шаблонів документів для роботи з договорами оренди.
Безшовне підписання перевірених документів двома сторонами: орендарем та представником Сільпо.
Ефект впровадження WhiteDoc
-
Повна автоматизація процесу оренди з мінімальним залученням людських ресурсів: від формування Договорів до підписання Актів виконаних робіт по оренді з подальшою автоматичною архівацією.
-
Зменшення кількості помилок в даних та скорочення обсягу паперового документообігу.
-
Прискорення процесу підписання документів із контрагентами.
-
Забезпечення юридичної значимості через електронний підпис.
-
Захищене зберігання документів у цифровому архіві з миттєвим доступом до підписаних актів.
Висновки
Успішний досвід співпраці Сільпо та WhiteDoc доводить, що будь-які складні й об’ємні бізнес-процеси, можуть бути значно спрощені та модернізовані, якщо знайти правильне рішення.
Сільпо є чудовим прикладом, як відкритість до змін та автоматизації допомагає великим ритейлерам вирішувати поточні виклики, підвищувати загальну ефективність бізнесу та закладати фундамент для масштабного цифрового розвитку.
