Як компанія Henkel автоматизувала процеси погодження знижок і документообіг для благодійних ініціатив
Про клієнта
Хенкель Баутехнік Україна – частина міжнародної групи Henkel, одного з лідерів на ринку будівельної хімії. Компанія виробляє понад 400 найменувань продукції під брендами Ceresit, Moment, Metilan, Tangit, Pattex тощо та щодня працює з великою мережею дистриб’юторів по всій країні.
Компанія Henkel визнана одним із 50 найкращих роботодавців воєнного часу за версією Forbes Ukraine, а також активно реалізує гуманітарну програму «Ceresit Help», спрямовану на підтримку українців у складні часи.
Для Хенкель Баутехнік Україна цифрова трансформація є невід’ємною частиною корпоративної культури. Компанія послідовно автоматизує процеси в кожному підрозділі, щоб працювати ефективніше, прозоріше й надійніше.
Одним із важливих напрямків є автоматизація погодження знижок для дистриб’юторів. Як великий виробник із масштабною мережею партнерів, компанія Henkel має окремий бізнес-процес, що регламентує надання знижок. Цей процес включає створення службової записки, в якій фіксується розмір знижки, умови її надання та відповідне обґрунтування.
До автоматизації процес погодження знижок у Henkel відбувався вручну. Менеджер формував службову записку, додавав супровідні документи та надсилав її на погодження через електронну пошту. У процесі погодження брали участь декілька учасників від керівника до аналітиків та фінансистів, які повинні були перевірити цифри, прикріпити додаткові файли та надати свої висновки.
Після погодження дані вносили вручну в ERP-систему, де й закріплювалася знижка. Через вимоги зовнішнього аудиту, компанія мала зберігати повний погоджений пакет документів – із датами, відповідальними особами й умовами надання знижок.
Основні виклики та проблеми:
Відсутність стандартизованого шаблону службової записки: кожен співробітник міг вносити зміни на власний розсуд, що ускладнювало аналіз і контроль.
Відсутність поетапного порядку погодження: усі учасники отримували документи на електронну пошту одночасно, замість поетапного погодження.
Людський фактор: документи не перевірялись системно, а лише вручну, що підвищувало ризик помилок.
Затримки у відповідях одного з учасників могли зупинити весь процес погодження.
Затримки у відповідях одного з учасників могли зупинити весь процес погодження.
Електронні листи губилися або потрапляли в спам, через що знижувалась прозорість та керованість процесу.
Ускладнений пошук потрібних погоджених документів у пошті перед аудитом або внутрішньою звітністю.
У різних департаментах був різний підхід до форми, порядку погодження та обробки стандартних документів.
Складний процес підписання паперових документів через широку регіональну представленість.
Рішення для роботи з даними та документами від WhiteDoc
Компанія WhiteDoc запропонувала комплексне рішення,яке враховувало специфіку внутрішніх процесів Henkel та вимоги до безпеки й прозорості.
Для Хенкель Баутехнік Україна було створено та налагоджено:
● Шаблони службових записок з інтерактивними полями і структурованими довідниками для автоматичного наповнення шаблонів документів правильними даними.
● Формули до шаблонів, які дають можливість робити автоматичні розрахунки на основі внесених даних.
● Автоматизовані сценарії погодження (workflow) з можливістю паралельної та послідовної обробки документів учасниками процесу.
● Контроль статусів документів у реальному часі для ініціаторів і менеджерів.
● Електронне архівування з розмежуванням доступів зручне для внутрішнього контролю та підготовки до аудитів.
● Гнучке налаштування ролей і видимості, завдяки якому кожен користувач працює лише з релевантною інформацією.
Загалом впровадження WhiteDoc дозволило скоротити час погодження знижки з 3-х днів до кількох годин та уникнути людських помилок у документах.
Автоматизація роботи з документообігом благодійних проєктів
До компанії Henkel часто звертаються фонди та приватні особи з запитом про благодійну допомогу. Для погодження надання допомоги спеціаліст Henkel створює заявку, передає її на затвердження та формує комплект необхідних документів. Щоб спростити цей процес, пришвидшити виконання задач і зменшити навантаження на юристів був створений сценарій, який включає автоматичне створення заявки, додаткової угоди та акта передачі майна.
Документи створюються автоматично: дані з договору передаються в додаткову угоду, а з неї формується акт прийняття-передання матеріальних цінностей. Тобто весь комплект документів (заявка, договір та акт) формується одним кліком, всі ці документи оформлені в структурованому вигляді та надійно зберігаються в електронному сховищі WhiteDoc.
Швидке та безпомилкове списання товарно-матеріальних цінностей завдяки WhiteDoc
Раніше на кожну накладну потрібно було вручну створювати окремий Акт на списання товарно-матеріальних цінностей з переліком товарів. Це займало багато часу й збільшувало ризики помилок.
Після впровадження WhiteDoc:
● компанія Henkel отримує один загальний акт замість кількох;
● не потрібно вручну прораховувати ТМЦ, достатньо завантажити накладну;
● автоматично формується пакет документів для погодження та зберігання.
Результат: процес списання став значно швидшим, простішим і відповідає всім вимогам законодавства.
WhiteDoc допомагає автоматизувати не лише типовий внутрішній документообіг, а й будь-які спеціалізовані бізнес-процеси компаній.
Нашими першочерговими цілями були: автоматизація та створення прозорих процедур наповнення, погодження, підпису та зберігання документів, а також прискорення внутрішніх бізнес-процесів та мінімізація ризиків.
Щоб ефективно вирішити ці завдання, ми звернулися в сервіс WhiteDoc, який значно спростив щоденну роботу з документами та зняв частину навантаження з команди.
Завдяки WhiteDoc ми в Henkel отримали:
● Готові шаблони документів з інтерактивними полями.
● Можливість не просто підписувати pdf, але й створювати структуровані документи з даних безпосередньо y WhiteDoc
● Прискорене узгодження документів, в тому числі умов з дистриб’юторами.
● Весь бізнес-процес “на долоні” та в одній системі.
● Доступ всім потрібним співробітникам без обмеження їх кількості та доплат за кожного додаткового користувача.
● Надійну та захищену платформу, яка відповідає нашим корпоративним вимогам та стандартам.
Результатом задоволені на 100%, оскільки ми вже зараз успішно налаштували понад 200 шаблонів документів та продовжуємо масштабувати WhiteDoc на інші бізнес-процеси компанії.
Висновки та результати
Команда WhiteDoc пишається тим, що допомогла компанії Henkel упорядкувати критично важливі бізнес-процеси, а також підвищити швидкість, прозорість і ефективність роботи з документами та даними. Але найголовніше, ми допомогли Henkel звільнити ресурс команди від рутини, щоб зосередитися на головному: розвитку, інноваціях і людях.
Результати
Створено та стандартизовано понад 200 шаблонів документів з інтерактивними полями.
Прискорено узгодження документів, зокрема умов із дистриб’юторами.
Налагоджено прозорі бізнес-процеси погодження документів, які відповідають вимогам внутрішнього комплаєнсу та зовнішніх аудитів.
Зменшено навантаження на менеджерів завдяки автозаповненню документів даними та уніфікації документів.
Надано доступ усім необхідним співробітникам – без обмежень за кількістю користувачів і без додаткових доплат.
