Як компанія ZAMMLER автоматизує кадровий документообіг і HR-процеси в масштабі 3600+ співробітників
Про клієнта
ZAMMLER — міжнародна логістична група компаній, що надає послуги автомобільних, морських та авіаперевезень, митно-брокерського оформлення й складської логістики.
До групи входять 5 компаній і 17 офісів у 4 країнах — Україні, Польщі, Казахстані та Китаї. У розпорядженні ZAMMLER — понад 200 000 м² складських площ і власний автопарк із 178 транспортних засобів.
Компанія працює з партнерами по всьому світу та дотримується єдиних стандартів сервісу. Паралельно ZAMMLER системно
впроваджує цифрові рішення для логістики, HR і операційного управління.
ZAMMLER працює понад 3600 співробітників. Лише в українському офісі щомісяця оформлюють близько 300 відряджень для 80 водіїв. Додайте до цього в середньому 32 прийоми на роботу та звільнення на місяць, відпустки й інші кадрові процеси і отримаєте тисячі документів щомісяця.
Потреба впорядкувати цю рутину стала поштовхом до впровадження внутрішнього ЕДО. Для цього команда ZAMMLER обрала WhiteDoc як платформу для централізованого управління документами, погодженнями та підписанням у масштабі всієї компанії.
У межах співпраці ZAMMLER почала автоматизацію пріоритетних операцій, а також провела аудит процесів і зібрала “вузькі місця”, з яких логічно стартувати (зокрема в HR-блоці).
Перші висновки з цього етапу:
Автоматизація зменшує ручну роботу та помилки і дає кращий контроль.
Поетапність важливіша за “швидко запустити”.
Без підготовки команди зміни не приживаються.
Ключові виклики цифровізації у великій логістичній компанії
На старті впровадження ZAMMLER зіткнулася з трьома практичними викликами.
Інтеграція з ERP. Для великої компанії це окремий проєкт — ресурсний, тривалий і такий, що потребує чіткої підготовки з боку бізнесу й ІТ.
Цифрова присутність персоналу. Реєстрація через корпоративну пошту, електронний підпис та робота з QR-кодами виявилися складнішими, ніж здається на старті через різні ролі, доступи й категорії персоналу.
Складність процесів. Навіть базові сценарії, такі як онбординг або оформлення робочого місця потребують деталізації перед тим, як їх автоматизувати.
Команда ZAMMLER виділила підходи, які найчастіше зривають або ускладнюють впровадження:
● запуск “без розбору процесу” — додає хаосу замість користі;
● команда не залучена або не підготовлена — зростає опір і знижується ефективність впровадження;
● немає плану, стандартів і документації — контроль розмивається;
● спроба автоматизувати все одразу — майже гарантовано ускладнює проєкт.
Для компанії нашого масштабу автоматизація документообігу означає зміну підходу до управління процесами, відповідальністю та взаємодією між підрозділами.
Разом із командою WhiteDoc ми почали з найбільш завантаженого напрямку — кадрового. Для ZAMMLER це особливо важливо, адже частина співробітників постійно перебуває в рейсах або працює на складах, і паперовий документообіг у таких умовах створює багато затримок.
WhiteDoc допоміг нам структурувати процеси, перевести ключові HR-документи в електронний формат і створити основу для подальшого масштабування. Впровадження почалося з аудиту, опису процесів і підготовки команди — це дало змогу рухатися поетапно та з урахуванням реальних потреб бізнесу.
Сьогодні ми вже бачимо практичну цінність рішення: співробітники можуть отримувати, погоджувати й підписувати документи онлайн, а HR та відповідальні підрозділи — контролювати статуси без ручного супроводу. Це дає нам більше прозорості в процесах, менше операційної рутини та зрозумілу основу для подальшого масштабування.
Ефективний підхід до впровадження — «домашня робота» перед запуском
Успішна автоматизація починається з підготовки компанії
У ZAMMLER перший етап — це чітко структурована “домашня робота”: регламентація ЕДО, ролей і відповідальності, підготовка інтеграційних даних, сценаріїв доступу та безпеки. Результат — готова основа для швидкого, безпечного та масштабованого технічного впровадження.
Аудит і технічне завдання
Під час аудиту з клієнтом був погоджений комплексний процес впровадження з урахуванням досвіду впровадження WhiteDoc, а також задач і запитів компанії ZAMMLER.
Що вже вдалося реалізувати
ЕДО для відряджень
Службові записки, плани відряджень і накази оформлюються онлайн — це критично для компанії з водіями в постійних рейсах.
HR-документи в електронному форматі
Анкети кандидатів, заяви працівників, довідки з місця роботи та про заробітну плату також доступні на платформі.
Автоматизовані кадрові процеси
Відпустки, переведення, звільнення, групові заяви та накази — в цифровому форматі, без паперу і ручних погоджень.
Оцифрування та архівування трудових книжок
Документи систематизовані в електронному архіві для швидкого доступу та збереження.
Стандартизовані внутрішні процеси
Обхідні листи, інструкції та підтвердження стажування водіїв — в єдиному форматі.
Цифрова присутність персоналу
Співробітники без корпоративної пошти отримали доступ до системи через окремі mailbox’и та QR-коди для реєстрації й навчання.
У результаті WhiteDoc став повноцінним робочим інструментом для водіїв та складського персоналу. Документи надходять, погоджуються та підписуються онлайн, а всі учасники процесу бачать статус документа в системі без паперу, ручного контролю та додаткових поїздок в офіс.
Над чим працює команда
Наступний етап передбачає:
● інтеграцію WhiteDoc з ERP-системою для комплексної роботи без дублювання даних;
● створення цифрового робочого місця працівника з розмежуванням доступів;
● налаштування цифрового процесу онбордингу;
● створення електронного графіку відпусток;
● автоматизацію розрахунків після звільнення;
● тестування сценаріїв у масштабі всієї компанії.
Наступні кроки
Після успішного пілоту та запуску ключових процесів в Україні ZAMMLER планує розширювати використання WhiteDoc на інші бізнес-напрями.
● Масштабування рішення на всю групу компаній.
● Інтеграція з Дія.Шеринг (для швидкої та верифікованої ідентифікації водіїв під час працевлаштування).
● Масштабування на юридичні та фінансові департаменти.
Висновки та практичні поради
Досвід ZAMMLER демонструє, що автоматизація документообігу у великій компанії працює найкраще тоді, коли починається з чіткого розуміння процесів, пріоритетів і готовності команди до змін.
У цьому кейсі спрацював поетапний підхід. Спочатку команда сфокусувалася на найбільш завантажених HR-процесах, а далі перейшла до підготовки інтеграцій, цифрового робочого місця співробітника та масштабування на інші напрями.
Важливі поради для старту:
● починати з процесів із найбільшим операційним навантаженням;
● стандартизувати документи й маршрути погодження до автоматизації;
● запускати пілот, перевіряти сценарії в роботі й лише потім масштабувати;
● мати відповідального з боку компанії за адміністрування, навчання та підтримку користувачів.
Приклад компанії ZAMMLER вкотре доводить, що цифровізація не потребує хаотичного запуску всього й одразу. Вона починається з процесів, які щодня створюють найбільше навантаження для команди, і поступово перетворює їх на керовану систему.
Повний шлях до автоматизації компанії ZAMMLER дивіться за посиланням
