Як компанія “Закупівлі.ком” автоматизувала документообіг закупівель та роботу з постачальниками

Про компанію

Компанія “Закупівлі.ком” спеціалізується на комплексній організації закупівель сировини, матеріалів і товарів для бізнесу. Компанія працює з перевіреними постачальниками в Україні та за кордоном, забезпечуючи прозорість закупівель, конкурентні умови співпраці та доступ до єдиної бази постачальників. Завдяки багаторічному досвіду й системному моніторингу ринку клієнти отримують оптимальні пропозиції та можливість ефективно управляти витратами.

Компанія «Закупівлі.ком» у цифрах

• 100 млн грн місячний бюджет закупівель;
• 13 467 номенклатур у роботі;
• 2 493 укладені угоди;
• до 27% економії бюджету клієнтів.

Чому компанія вирішила цифровізувати документообіг

Зі збільшенням кількості внутрішніх погоджень та взаємодії з постачальниками компанія “Закупівлі.ком” зіткнулася з необхідністю перевести документообіг у цифровий формат. Особливо це стосувалося внутрішніх заявок на закупівлю сировини, матеріалів та упаковки, а також погодження та підписання договорів і специфікацій із контрагентами.

Компанії було важливо автоматизувати процеси без зміни існуючих систем формування документів, забезпечити прозорий контроль погодження та створити єдиний електронний архів.

З якими викликами зіткнулася компанія

• велика кількість внутрішніх заявок на закупівлю сировини, матеріалів та упаковки;
• паперове погодження документів між цехами, заводами та центральними підрозділами;
• складний процес обміну договорами та специфікаціями з постачальниками;
• необхідність отримувати від постачальників пакет супровідних документів разом із договором;
• відсутність єдиного електронного архіву для різних типів документів;
• потреба у стандартизованих маршрутах погодження та контролі статусів документів.

Реалізовані бізнес-процеси

Внутрішній документообіг

На цьому етапі команда WhiteDoc допомогла компанії відмовитися від ручного погодження внутрішніх заявок на закупівлю сировини, матеріалів та упаковки та перевести цей процес в єдину систему. Замість погодження через електронну пошту, месенджери та усні домовленості компанія отримала прозорий і керований процес. Автоматизовані маршрути погодження, контроль виконання та своєчасні сповіщення для всіх учасників допомогли зробити роботу швидшою, зручнішою та більш передбачуваною.

Як це працює?

Працівники кожного цеху або виробничого майданчика створюють документи на основі затверджених шаблонів, заповнюють необхідні параметри, додають супровідні документи та запускають їх на погодження.

Для кожного типу заявки налаштовано порядок обробки відповідно до внутрішніх регламентів компанії. На кожному етапі система автоматично направляє на відповідальних, контролює строки виконання та надсилає сповіщення про нові завдання.

Якщо відповідальна особа не виконала ще свої дії, WhiteDoc автоматично нагадає їй про це з певною періодичністю.

Після завершення погодження:

• Заявка автоматично переходить у фінальний статус.
• Усі учасники процесу отримують відповідні повідомлення.
• Документ залишається в системі з повною історією прийнятих рішень.

Переваги для компанії

• централізований процес погодження заявок на закупівлю;
• мінімізація втрат документів та погоджень у пошті й месенджерах;
• прозорі маршрути погодження та статуси всіх заявок;
• скорочений цикл погодження завдяки автоматичним маршрутам і сповіщенням;
• мінімум затримок завдяки автоматичним нагадуванням відповідальним особам;
• єдиний електронний архів документів із можливістю швидкого пошуку та аудиту історії погодження;
• повний контроль за виконанням внутрішніх закупівельних процесів.

Договори з постачальниками

Наступним етапом стало переведення погодження та підписання договорів поставки й специфікацій із постачальниками в електронний формат.

Постачальники отримують посилання на електронну пошту, заповнюють необхідні поля, додають установчі документи та підписують пакет документів електронним підписом. Після завершення внутрішнього погодження документи підписуються відповідальною особою компанії та автоматично зберігаються у відповідному електронному архіві.

Мета автоматизації

Перевести процес погодження та підписання договорів поставки і специфікацій із постачальниками в електронний формат, забезпечивши єдиний процес обміну документами, перевірки комплектності, внутрішнього погодження та юридично значущого підписання.

Як це реалізували у WhiteDoc

Постачальники отримують електронний лист із посиланням на пакет документів, який містить типовий договір та перелік документів, необхідних для укладання договору. Без необхідності реєстрації в системі вони переглядають документи, заповнюють необхідні реквізити, завантажують установчі документи та підписують договір кваліфікованим електронним підписом.

Після отримання документів в системі менеджер обирає вже з передналаштованих маршрутів погодження. Юридичний департамент отримує повний пакет документів для перевірки відповідності, після чого документи проходять погодження відповідальними підрозділами згідно з налаштованим маршрутом.

Після завершення всіх етапів погодження договір автоматично надходить на підпис уповноваженій особі компанії. Підписані документи зберігаються в електронному архіві із повною історією погодження, підписання та всіх виконаних дій.

Переваги для компанії

• централізований процес погодження та підписання договорів із постачальниками;
• відмова від паперового документообігу та обміну договорами електронною поштою;
• повний комплект документів ще до початку юридичної перевірки;
• стандартизовані маршрути погодження договорів;
• скорочений цикл погодження та підписання договорів;
• прозорі статуси договорів на всіх етапах опрацювання;
• єдиний електронний архів договорів із можливістю швидкого пошуку та аудиту історії роботи з документами.

Основні можливості рішення

Проєкт у цифрах

• 191 активних користувачів;
• 4 шаблони договорів;
• 3 шаблони для специфікацій;
• 3 шаблони для погодження рахунків;
• 194 шаблонів заявок та службових записок;

За місяць роботи опрацьовується:

• ~ 8 договорів;
• ~ 36 специфікацій;
• ~ 60 рахунків;
• ~ 320 заявок і службових записок.

Ключові результати впровадження

Висновки

Впровадження WhiteDoc допомогло компанії «Закупівлі.ком» перейти від ручної роботи з документами до зрозумілих і керованих цифрових процесів. Внутрішні заявки, договори та специфікації з постачальниками тепер проходять погодження за визначеними маршрутами, а всі документи зберігаються в єдиному електронному архіві.

Компанія отримала прозорий контроль за кожним етапом роботи з документами, скоротила час погодження та зменшила кількість ручних операцій. Завдяки цьому співробітники швидше опрацьовують заявки, юридичний департамент отримує повні пакети документів для перевірки, а взаємодія з постачальниками стала швидшою та зручнішою.