WhiteDoc:
перетворюємо дані в дію

Ми впровадили сервіс електронного документообігу на підприємстві (погодження договорів, погодження процесу оплати, електронний архів), і можу сказати, що це було ключовим кроком для оптимізації бізнесу.

Нам було важливо, щоб у процесі погодження приймав участь міжнародний аутсорс – спеціалісти WhiteDoc це реалізували.

Тепер колеги можуть ефективно обробляти та обмінюватися документами, зменшуючи час, потрібний на адміністративні завдання.

Нам сподобалася можливість вести детальну аналітику та відстежувати потік документів, що дуже важливо, для прийняття стратегічних рішень. Впровадження системи ЕДО вимагало певного часу та зараз ми відчуваємо значну економію ресурсів. Сервіс електронного документообігу став важливим інструментом для нашого підприємства, допомагає нам удосконалювати роботу та забезпечувати високий рівень організації документообігу.

Результат перевершив очікування. Бо WhiteDoc – це дійсно зручна у використанні система, яка може допомогти не тільки в кадровому документообігу, а у швидкому погодженні інших документів.

Завдяки цій платформі ми змогли стандартизувати документообіг для різних підрозділів, створити окремі електронні архіви та автоматизувати погодження ключових документів.

Окремо про support – гарний, швидкий, професійний та ввічливий.

Впровадження WhiteDoc, справді, стало важливим кроком у цифровій трансформації HR-процесів у ТМ "Приправка".

Працюючи з WhiteDoc, ми отримали відмінний досвід у вирішенні питань, пов'язаних з оформленням та обробкою страхових випадків. Тепер клієнти можуть за декілька хвилин оформлювати повідомлення про ДТП, заяви на виплату про ДТП та долучати документи до відкритої справи без зайвої паперової тяганини.

Величезною перевагою WhiteDoc є можливість миттєвої авторизації по пошті та додавання фотографій пошкоджень автівок до електронних документів.

Зайшов, заповнив, відправив. Це високо цінується нами і клієнтами.

Наш документообіг на 70% став електронним, це суттєва економія часу з обох сторін. Компетентність колег з WhiteDoc заслуговує відзнаки.

Спеціалісти завжди готові надати інформацію, відповісти на запитання та надати допомогу в усіх питаннях, пов'язаних із електронним документообігом. Ми цінуємо вашу прозорість у роботі. Це робить співпрацю комфортною та безпечною.

Наша організація зіштовхнулася з проблемами оформлення документації та внутрішніх адміністративних процесів: службові записки, розпорядження, накази, кадрові документи. Основними проблемами БУЛИ:

• Значні терміни їх підготовки, узгодження/затвердження.
• Зберігання та доступу до документації.
• Передача та відправка документів.

Тому для автоматизації цих процесів ми провели аналіз ринку, обрали WhiteDoc – сервіс, який підходить і для внутрішнього, і для зовнішнього документообігу.

Що можемо сказати про WhiteDoc? Це якісний зручний функціонал за доступною ціною. Ми заощадили більше 73% часу та фінансових ресурсів на документообіг і спрямували цей час з повторюваної рутинної роботи персоналу на покращення сервісу нашого Центру.

За допомогою сервісу WhiteDoc за півроку була автоматизована значна кількість процесів роботи. Така автоматизація дозволяє значно економити час та паперові ресурси. Сервісом користувачі задоволені. Особлива вдячність за безперервну підтримку при виникненні запитів, навіть поза робочим часом.

В теперішніх умовах працювати з папером складно. Кожен місяць — це більше двухсот підписів. Стало питання перейти на систему електронного документообігу. WhiteDoc привернув нашу увагу з кількох причин:

• Можливість багатопроцесної роботи в сервісі (ми працюємо по наступним: акти виконаних робіт / послуг, акти прийому-передачі, видаткові накладні, кадрові документи — заявки, накази, службові записки) з інтеграцією по АРІ з обліковою системою.
• Підключення аутсорсингової організації Crowe. Саме ця можливість була вирішальною, так як нам було важливим включити аутсорс / аудит в процеси.
• Комплексне ЕДО в одному сервісі.
• Зручно.
• Надійно.
• Можливість безперебійно працювати в умовах сьогодення.

Ми задоволені на 100%.

Нашими першочерговими цілями були: автоматизація прозорих процедур створення, заповнення, погодження, підпису та зберігання документів, прискорення внутрішніх бізнес-процесів та мінімізація ризиків. Для вирішення та закриття цих питань ми підключили сервіс WhiteDoc, який дозволив спростити:

• Процедуру погодження службових записок та заявок.
• Процедуру збереження в електронний архів.
• Процедуру підпису первинної бухгалтерської документації з контрагентами.
•  Процедуру погодження та підпису договорів з контрагентами.

Результатом задоволені на 100%, оскільки ми успішно налаштували більше 40 шаблонів документів, провели навчання персоналу та розпочали продуктивний тест на реальних документах.

У групі компаній ZAMMLER – понад 3600 співробітників. Лише в українському офісі щомісяця оформлюють близько 300 відряджень для 80 водіїв. До цього додаються прийоми на роботу, звільнення, відпустки – тисячі документів і щоденна рутина. Саме потреба оптимізувати роботу стала поштовхом до впровадження електронного документообігу (ЕДО). Результати не забарилися – ось що вже вдалося реалізувати:

• Оцифровані HR-документи: анкети кандидатів, заяви працівників, довідки з місця роботи та про зарплату.
• Автоматизовані кадрові процеси: відпустки, переведення, звільнення, групові заяви та накази.
• Запроваджений ЕДО для відряджень: службові записки, плани відряджень і накази.
• Налагоджено оцифрування / архівування трудових книжок.
• Стандартизовані внутрішні процеси: обхідні листи, інструкції, підтвердження стажування водіїв.

WhiteDoc допоміг упорядкувати процеси й зменшити паперове навантаження – зараз усе працює швидко й зручно для команди.

Ми мали потребу у швидкій автоматизації документообігу без складних інтеграцій з іншими системами, тому зупинили свій вибір на компанії WhiteDoc, яка надавала таке рішення.

Подобається, що фахівці WhiteDoc мають значну експертизу у сфері автоматизації для різних підприємств і пропонують найбільш ефективні варіанти впровадження.

Бізнес-модель Всі. Свої має свою специфіку, тому їх ідеї – автоматизовані довідники, сценарії масової розсилки договорів та уніфіковані шаблони – стали справді вдалими для нашої компанії. Великий плюс, що запуск проєкту з підготовкою більшості необхідних документів зайняв лише 2 тижні.

WhiteDoc – це екологічний бізнес з екологічним сервісом, тому метч із Всі. Свої однозначно відбувся.

Виявилося, що велику кількість договорів та угод, які раніше підписувалися від руки, можна легко підписувати за допомогою WhiteDoc. Це заощадило нам дорогоцінний час, який тепер ми витрачаємо на покращення ефективності інших бізнес-процесів.

Більше того, тепер ми завжди бачимо, на якому етапі знаходиться документ в роботі.

Додатково відмічу, що завдяки впровадженню сервісу електронного документообігу, співпраця з нами стала максимально простою, зручною та взаємовигідною для всіх сторін. Ми скоротили час та витрати на підготовчу договірну роботу на 67%.

Особисто для мене додатковою зручністю є те, що документ можна підписати у дорозі.

У сфері аутсорсингу бізнес-процесів комунікація та документообіг з клієнтами є критично важливими факторами для успішної, швидкої і безпечної співпраці. Для нашого клієнта вирішальним було питання переведення документообігу в електронний формат, зокрема налаштування процесу електронного підпису, який має бути сертифікованим і відповідати законодавчим вимогам в Україні. Використання нашим клієнтом платформи WhiteDoc значно спрощує процес управління документами.

Для Аккейс важливо те, що всі документи безпечно зберігаються на cloud-сервері, доступні в будь-який час і з будь-якої локації, оскільки більшість наших клієнтів – це міжнародні компанії. Також зменшилося навантаження на наших кадрових фахівців, оскільки всі документи підписуються вчасно завдяки автоматичним нагадуванням і можливості моніторингу процесу погодження в реальному часі.

Для нас було важливо не просто перевести журнали з охорони праці в електронний формат, а побудувати єдиний прозорий процес онбордингу нового співробітника.

Сьогодні компанія приймає близько 50 нових працівників на рік і вже планує зростання команди на 20–30%. Саме тому ми вирішили автоматизувати процеси заздалегідь, щоб масштабування не збільшувало операційне навантаження.

Раніше в оформленні нового співробітника були задіяні HR, інспектор з кадрів, системний адміністратор та інженер з охорони праці. Передача інформації між підрозділами та контроль виконання здійснювалися вручну.

Завдяки WhiteDoc ми реалізували єдиний цифровий процес, у якому зі створення заявки автоматично запускаються всі наступні етапи оформлення, включаючи інструктажі з охорони праці та підписання документів.

Впровадження WhiteDoc дозволило нам систематизувати кадрові процеси та значно спростити роботу з документами. Особливо цінним стало те, що всі етапи – від створення заявки до підписання та архівування – відбуваються в єдиній системі з прозорою логікою та контролем статусів. Це допомогло скоротити кількість ручних операцій, прискорити погодження та підвищити керованість процесів у масштабі всієї організації. Сьогодні ми можемо швидше опрацьовувати кадрові запити, підтримувати єдині стандарти роботи та забезпечувати зручний доступ до документів для співробітників, які працюють у різних областях України.

Для нас цифровізація - це передусім про вибір для клієнта, а не про красиву обгортку. Переважна більшість наших страхувальників - фізичні особи, і вони очікують від страховика того ж рівня зручності, що й від будь-якого іншого онлайн-сервісу, до якого звикли. Разом із WhiteDoc ми запустили повноцінний дистанційний канал подання документів як одну із опцій: клієнт заповнює заяву, додає документи й підписує їх ЕП за кілька хвилин - з будь-якої точки, у тому числі перебуваючи за кордоном. Сьогодні цим каналом користується частина наших клієнтів, і ми свідомо його розширюємо: наступні кроки - більш тісна інтеграція з внутрішніми системами компанії та поширення на інші класи страхування. Паралельно зберігаємо звичні канали - клієнт має обирати сам, а не підлаштовуватися під нас.

Для нас було важливо не просто перевести документи в електронний формат, а зробити процеси більш прозорими та керованими. WhiteDoc допоміг централізувати погодження внутрішніх заявок, стандартизувати роботу з договорами постачальників і створити єдиний електронний архів документів. Сьогодні ми в будь-який момент можемо побачити статус кожного документа, відповідального за його опрацювання та всю історію роботи з ним. Це суттєво скоротило час погодження, зменшило обсяг ручної роботи та спростило взаємодію як між співробітниками компанії, так і з постачальниками».

Ми пишаємося рішенням, яке створили разом з WhiteDoc. Для нас було важливо не перевести журнали в pdf-формат, а зберегти їх юридичну відповідність законодавству і створити справді зручний процес для співробітників. Результатом нашої співпраці з WhiteDoc став новий «цифровий» стандарт процесу, який враховує всі важливі моменти: як формувати журнали, як коректно організувати підписання для великої кількості працівників, як контролювати статуси та як формувати пакет документів для перевірок. По суті, ми отримали не просто електронний журнал, а цифровий процес управління документообігом в сфері охорони праці – з автоматизацією, контрольними точками, архівом і доказовістю. Це вже практичний інструмент, який можна масштабувати на різні компанії та різні типи документів з охорони праці.