WhiteDoc:
перетворюємо дані в дію

Ми впровадили сервіс електронного документообігу на підприємстві (погодження договорів, погодження процесу оплати, електронний архів), і можу сказати, що це було ключовим кроком для оптимізації бізнесу.

Нам було важливо, щоб у процесі погодження приймав участь міжнародний аутсорс – спеціалісти WhiteDoc це реалізували.

Тепер колеги можуть ефективно обробляти та обмінюватися документами, зменшуючи час, потрібний на адміністративні завдання.

Нам сподобалася можливість вести детальну аналітику та відстежувати потік документів, що дуже важливо, для прийняття стратегічних рішень. Впровадження системи ЕДО вимагало певного часу та зараз ми відчуваємо значну економію ресурсів. Сервіс електронного документообігу став важливим інструментом для нашого підприємства, допомагає нам удосконалювати роботу та забезпечувати високий рівень організації документообігу.

Результат перевершив очікування. Бо WhiteDoc – це дійсно зручна у використанні система, яка може допомогти не тільки в кадровому документообігу, а у швидкому погодженні інших документів.

Завдяки цій платформі ми змогли стандартизувати документообіг для різних підрозділів, створити окремі електронні архіви та автоматизувати погодження ключових документів.

Окремо про support – гарний, швидкий, професійний та ввічливий.

Впровадження WhiteDoc, справді, стало важливим кроком у цифровій трансформації HR-процесів у ТМ "Приправка".

Працюючи з WhiteDoc, ми отримали відмінний досвід у вирішенні питань, пов'язаних з оформленням та обробкою страхових випадків. Тепер клієнти можуть за декілька хвилин оформлювати повідомлення про ДТП, заяви на виплату про ДТП та долучати документи до відкритої справи без зайвої паперової тяганини.

Величезною перевагою WhiteDoc є можливість миттєвої авторизації по пошті та додавання фотографій пошкоджень автівок до електронних документів.

Зайшов, заповнив, відправив. Це високо цінується нами і клієнтами.

Наш документообіг на 70% став електронним, це суттєва економія часу з обох сторін. Компетентність колег з WhiteDoc заслуговує відзнаки.

Спеціалісти завжди готові надати інформацію, відповісти на запитання та надати допомогу в усіх питаннях, пов'язаних із електронним документообігом. Ми цінуємо вашу прозорість у роботі. Це робить співпрацю комфортною та безпечною.

Наша організація зіштовхнулася з проблемами оформлення документації та внутрішніх адміністративних процесів: службові записки, розпорядження, накази, кадрові документи. Основними проблемами БУЛИ:

• Значні терміни їх підготовки, узгодження/затвердження.
• Зберігання та доступу до документації.
• Передача та відправка документів.

Тому для автоматизації цих процесів ми провели аналіз ринку, обрали WhiteDoc – сервіс, який підходить і для внутрішнього, і для зовнішнього документообігу.

Що можемо сказати про WhiteDoc? Це якісний зручний функціонал за доступною ціною. Ми заощадили більше 73% часу та фінансових ресурсів на документообіг і спрямували цей час з повторюваної рутинної роботи персоналу на покращення сервісу нашого Центру.

За допомогою сервісу WhiteDoc за півроку була автоматизована значна кількість процесів роботи. Така автоматизація дозволяє значно економити час та паперові ресурси. Сервісом користувачі задоволені. Особлива вдячність за безперервну підтримку при виникненні запитів, навіть поза робочим часом.

В теперішніх умовах працювати з папером складно. Кожен місяць — це більше двухсот підписів. Стало питання перейти на систему електронного документообігу. WhiteDoc привернув нашу увагу з кількох причин:

• Можливість багатопроцесної роботи в сервісі (ми працюємо по наступним: акти виконаних робіт / послуг, акти прийому-передачі, видаткові накладні, кадрові документи — заявки, накази, службові записки) з інтеграцією по АРІ з обліковою системою.
• Підключення аутсорсингової організації Crowe. Саме ця можливість була вирішальною, так як нам було важливим включити аутсорс / аудит в процеси.
• Комплексне ЕДО в одному сервісі.
• Зручно.
• Надійно.
• Можливість безперебійно працювати в умовах сьогодення.

Ми задоволені на 100%.

Нашими першочерговими цілями були: автоматизація прозорих процедур створення, заповнення, погодження, підпису та зберігання документів, прискорення внутрішніх бізнес-процесів та мінімізація ризиків. Для вирішення та закриття цих питань ми підключили сервіс WhiteDoc, який дозволив спростити:

• Процедуру погодження службових записок та заявок.
• Процедуру збереження в електронний архів.
• Процедуру підпису первинної бухгалтерської документації з контрагентами.
•  Процедуру погодження та підпису договорів з контрагентами.

Результатом задоволені на 100%, оскільки ми успішно налаштували більше 40 шаблонів документів, провели навчання персоналу та розпочали продуктивний тест на реальних документах.

У групі компаній ZAMMLER – понад 3600 співробітників. Лише в українському офісі щомісяця оформлюють близько 300 відряджень для 80 водіїв. До цього додаються прийоми на роботу, звільнення, відпустки – тисячі документів і щоденна рутина. Саме потреба оптимізувати роботу стала поштовхом до впровадження електронного документообігу (ЕДО). Результати не забарилися – ось що вже вдалося реалізувати:

• Оцифровані HR-документи: анкети кандидатів, заяви працівників, довідки з місця роботи та про зарплату.
• Автоматизовані кадрові процеси: відпустки, переведення, звільнення, групові заяви та накази.
• Запроваджений ЕДО для відряджень: службові записки, плани відряджень і накази.
• Налагоджено оцифрування / архівування трудових книжок.
• Стандартизовані внутрішні процеси: обхідні листи, інструкції, підтвердження стажування водіїв.

WhiteDoc допоміг упорядкувати процеси й зменшити паперове навантаження – зараз усе працює швидко й зручно для команди.

Ми мали потребу у швидкій автоматизації документообігу без складних інтеграцій з іншими системами, тому зупинили свій вибір на компанії WhiteDoc, яка надавала таке рішення.

Подобається, що фахівці WhiteDoc мають значну експертизу у сфері автоматизації для різних підприємств і пропонують найбільш ефективні варіанти впровадження.

Бізнес-модель Всі. Свої має свою специфіку, тому їх ідеї – автоматизовані довідники, сценарії масової розсилки договорів та уніфіковані шаблони – стали справді вдалими для нашої компанії. Великий плюс, що запуск проєкту з підготовкою більшості необхідних документів зайняв лише 2 тижні.

WhiteDoc – це екологічний бізнес з екологічним сервісом, тому метч із Всі. Свої однозначно відбувся.

Виявилося, що велику кількість договорів та угод, які раніше підписувалися від руки, можна легко підписувати за допомогою WhiteDoc. Це заощадило нам дорогоцінний час, який тепер ми витрачаємо на покращення ефективності інших бізнес-процесів.

Більше того, тепер ми завжди бачимо, на якому етапі знаходиться документ в роботі.

Додатково відмічу, що завдяки впровадженню сервісу електронного документообігу, співпраця з нами стала максимально простою, зручною та взаємовигідною для всіх сторін. Ми скоротили час та витрати на підготовчу договірну роботу на 67%.

Особисто для мене додатковою зручністю є те, що документ можна підписати у дорозі.

У сфері аутсорсингу бізнес-процесів комунікація та документообіг з клієнтами є критично важливими факторами для успішної, швидкої і безпечної співпраці. Для нашого клієнта вирішальним було питання переведення документообігу в електронний формат, зокрема налаштування процесу електронного підпису, який має бути сертифікованим і відповідати законодавчим вимогам в Україні. Використання нашим клієнтом платформи WhiteDoc значно спрощує процес управління документами.

Для Аккейс важливо те, що всі документи безпечно зберігаються на cloud-сервері, доступні в будь-який час і з будь-якої локації, оскільки більшість наших клієнтів – це міжнародні компанії. Також зменшилося навантаження на наших кадрових фахівців, оскільки всі документи підписуються вчасно завдяки автоматичним нагадуванням і можливості моніторингу процесу погодження в реальному часі.