New article2

На початку травня 2023 року до WhiteDoc звернулась компанія АККЕЙС Україна, яка надає клієнтам аутсорсингові послуги в галузі кадрового та бухгалтерського обліку. Запит компанії — автоматизація адміністрування кадрових процесів для одного зі своїх клієнтів, що включало роботу з документацією та її погодження.  

Основні викли

1. Використання паперових документів значно ускладнювало процеси отримання, збору та погодження документів як у компанії-клієнта, так і у аутсорсингової компанії. 

1. Співробітники компанії-клієнта знаходилися в різних країнах світу, що ще більш ускладнювало обмін і підписання документів.  

Довідка: зміни в законодавстві, які дозволяють перевести кадрові процеси в електронний формат 

Зміни у законодавстві України 2022 року значно спростили переведення кадрової документації в електронний формат. Зокрема, були внесені доповнення до ст. 3 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», що дозволили роботодавцю та працівнику використовувати електронні способи створення і зберігання документів. Також знято вимоги щодо обов'язкового створення паперових примірників для документів тимчасового зберігання (до 10 років), що дозволило перевести кадрові процеси в електронний формат. 

Впровадження WhiteDoc 

WhiteDoc запропонував рішення для повної автоматизації кадрових процесів між АККЕЙС Україна та її клієнтом. Основні реалізовані бізнес-процеси включають: 

1. Заповнення та підписання заяв на відпустку, прийняття на роботу, звільнення, переведення, надання додаткових вихідних днів, соціальної допомоги, відкриття трудових книжок, а також наказів до цих процесів. 

1. Створення та підписання документів щодо зміни робочого часу, умов праці, графіку відпусток і питань конфіденційності. 

1. Підписання звітів по зарплаті. 

Процес роботи у WhiteDoc: 

1. Співробітник компанії-клієнта заповнює вже створений шаблон заяви на відпустку, підписує її за допомогою, наприклад, Дія.Підпис. 

1. Керівники компанії погоджують заяву. 

1. Аутсорсингова компанія “АККЕЙС Україна” перевіряє документ і передає його директору для підписання. 

1. Узгоджені документи зберігаються в двох архівах, доступних обом компаніям навіть після завершення співпраці.