Від стосів паперів до кількох кліків:автоматизація документообігу для Всі. Свої

Illustration

Про клієнта

Всі. Свої – це найбільша платформа українських брендів, до якої входить 4 магазини, офлайн простори та маркетплейс. Загалом бренд представляє понад 250 виробників серед яких такі відомі торгові марки як Anabel Arto, BYME, Bagland, Gifty, Orner та багато інших.  

Передумови впровадження WhiteDoc

Щомісяця Всі. Свої стикалися зі справжнім викликом: сотні договорів і додаткових угод з усіма контрагентами, які потрібно було створювати, перевіряти, узгоджувати, розсилати та слідкувати за підписанням всіх сторін. Це вимагало значних зусиль команди, багатьох годин ручної роботи та постійного контролю.

Мета була амбітною: 

  • Зробити процеси легшими, швидшими й зручнішими – від створення документа до підписання. 

  • Впровадити автоматизацію масової розсилки й заповнення документів, щоб заощадити час і ресурси команди. 

  • І все це – швидко, без великих бюджетів на автоматизацію і складних інтеграцій з CRM чи ERP. 

Рішення

Щоб комплексно закрити потреби компанії Всі. Свої, команда WhiteDoc створила: 

    40 шаблонів документів для всіх видів договорів та додаткових угод; 
    14 сценаріїв розсилки, які дозволяють автоматично перевіряти актуальність даних контрагентів через довідник, формувати документи, заповнювати реквізити та відправляти контрагентам; 
    та налагодила масове підписання, завдяки якому команда Всі. Свої може підписати всі угоди одночасно, а кожен контрагент автоматично отримує свої документи без необхідності реєстрації на платформі.

Реалізація: масова розсилка договорів за допомогою сценарію  

Раніше підписання договорів могло займати дні або навіть тижні. З WhiteDoc весь процес триває до 15 хвилин:   

    Користувач Всі. Свої запускає сценарій і додає список контрагентів, система автоматично перевіряє активність і юридичну особу кожного контрагента, далі в кілька кліків здійснюється масова відправка. 
    Кожен контрагент отримує потрібну йому угоду, заповнює свою частину і підписує документ. 
    Підписаний договір повертається для фінального підписання до Всі. Свої і автоматично архівується. 
Illustration

Ключові етапи реалізації 

Для проєкту по автоматизації документообігу у Всі. Свої команда WhiteDoc: 

    Зібрала потреби клієнта, проаналізувала наявні бізнес-процеси та налаштувала 6 основних сценаріїв і 20 шаблонів. 
    Запустила продуктивний сценарій з додатковими шаблонами. 
    Розширила функціонал: збільшила кількість договорів у розсилці, змінила строки дії документів. 

Ми мали потребу у швидкій автоматизації документообігу без складних інтеграцій з іншими системами, тому зупинили свій вибір на компанії WhiteDoc, яка надавала таке рішення. Подобається, що фахівці WhiteDoc мають значну експертизу у сфері автоматизації для різних підприємств і пропонують найбільш ефективні варіанти впровадження.
Бізнес-модель Всі. Свої має свою специфіку, тому їх ідеї – автоматизовані довідники, сценарії масової розсилки договорів та уніфіковані шаблони – стали справді вдалими для нашої компанії. Великий плюс, що запуск проєкту з підготовкою більшості необхідних документів зайняв лише 2 тижні.
WhiteDoc – це екологічний бізнес з екологічним сервісом, тому метч із Всі. Свої однозначно відбувся.

Аліна Подолянська Фахівчиня з документообігу Всі. Свої

Результати впровадження

Впровадження WhiteDoc позитивно вплинуло на ефективність процесів документообігу: нові угоди запускаються швидше завдяки готовим шаблонам, сценарії розсилки дозволяють автоматично додавати правильних адресатів. Окрім того, суттєво зменшилась паперова рутина і кількість помилок, пов’язаних із ручним внесенням даних. 

  • Пришвидшення процесу обміну документами з контрагентами на 60%.

  • 960 записів у довіднику контрагентів, які автоматично перевіряються на актуальність перед відправкою документів.

  • Понад 2100 опрацьованих документів лише за 2024 рік, загалом в архіві 5500 завершених документів.

Висновки

Досвід співпраці WhiteDoc та Всі. Свої – яскравий доказ того, як бізнес може переходити на цифрові рішення легко, без дорогих інтеграцій та довгих впроваджень.  
Завдяки рішенню WhiteDoc компанія змогла оптимізувати документообіг, стандартизувати типові бізнес-процеси взаємодії з контрагентами та значно підвищити ефективність бізнесу.  
Як результат, Всі. Свої отримали сучасний цифровий інструмент для роботи з документами та даними, що дозволяє бізнесу масштабуватись без обмежень


Хочете також зробити свій бізнес більш ефективним?

Залиште заявку і наші менеджери зв'яжуться з вами вже сьогодні!

Дякуємо!

Ми скоро з вами зв'яжемось.

Can't send form.

Please try again later.