Дякуємо!
Ми скоро з вами зв'яжемось.
Автоматизація кадрових процесів за допомогою WhiteDoc: досвід аутсорсингової компанії “АККЕЙС Україна”
На початку травня 2023 року до WhiteDoc звернулась компанія "АККЕЙС Україна", яка надає клієнтам аутсорсингові послуги в галузі кадрового та бухгалтерського обліку.
Запит компанії – автоматизація адміністрування кадрових процесів для одного зі своїх клієнтів, зокрема налаштування електронного документообігу і спрощення процесу затвердження документації.
Основні виклики:
Використання паперових документів значно ускладнювало процеси отримання, збору та погодження документів як у компанії-клієнта, так і у аутсорсингової компанії.
Паперовий документообіг вимагав значних часових і матеріальних витрат на друк, логістику та архівування, що сповільнювало роботу.
Співробітники компанії-клієнта знаходилися в різних країнах світу, що ще більше ускладнювало обмін і підписання документів.
Довідка: зміни в законодавстві, які дозволяють перевести кадрові процеси в електронний формат
Зміни у законодавстві України 2022 року значно спростили переведення кадрової документації в електронний формат. Зокрема, були внесені доповнення до ст. 3 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», що дозволили роботодавцю та працівнику використовувати електронні способи створення і зберігання документів. Також знято вимоги щодо обов'язкового створення паперових примірників для документів тимчасового зберігання (до 10 років), що дозволило перевести кадрові процеси в електронний формат.
Впровадження WhiteDoc
Платформа WhiteDoc стала провайдером рішення для автоматизації внутрішнього документообігу і підписання між працівниками "АККЕЙС Україна" та працівниками компанії, якій надає аутсорсингові послуги. Також WhiteDoc використовується для підписання документів з постачальниками.
Реалізовані бізнес-процеси включають:
Параметри вибору WhiteDoc
Клієнту було важливо, щоб адміністрування платформи залишалося на стороні розробника. Також важливим фактором була гнучкість та адаптивність системи до вимог клієнта, наприклад, можливість швидко внести зміни до шаблонів або до доступів користувачів. Тому зараз спеціалісти WhiteDoc повністю керують налаштуваннями та підтримкою акаунтів клієнта, що знижує навантаження на кадрових фахівців "АККЕЙС Україна".
У сфері аутсорсингу бізнес-процесів комунікація та документообіг з клієнтами є критично важливими факторами для успішної, швидкої і безпечної співпраці. Для нашого клієнта вирішальним було питання переведення документообігу в електронний формат, зокрема налаштування процесу електронного підпису, який має бути сертифікованим і відповідати законодавчим вимогам в Україні. Використання нашим клієнтом платформи WhiteDoc значно спрощує процес управління документами.
Для Аккейс важливо те, що всі документи безпечно зберігаються на cloud-сервері, доступні в будь-який час і з будь-якої локації, оскільки більшість наших клієнтів – це міжнародні компанії. Також зменшилося навантаження на наших кадрових фахівців, оскільки всі документи підписуються вчасно завдяки автоматичним нагадуванням і можливості моніторингу процесу погодження в реальному часі.
Алія ЄвстіфєєваІнспектор з кадрів в “Аккейс Україна”
Результати впровадження та висновки
Користувачі: понад 60 співробітників активно використовують систему.
Шаблони: створено понад 40 унікальних шаблонів документів для різних кадрових процесів.
Єдиний архів: усі документи зібрані в єдиному цифровому архіві (доступний 365/24/7), що значно спрощує їх пошук та зберігання.
Автоматичні сповіщення: усі учасники процесу оперативно отримують сповіщення про дії, що дозволяє прискорити узгодження документів.
Впровадження WhiteDoc у компанії "АККЕЙС Україна" показало, як легко можна автоматизувати певні кадрові процеси та зменшити кількість рутинної роботи. Завдяки переходу на електронний документообіг більше не потрібно витрачати час і гроші на друк, логістику чи архівування паперів. Документи швидко погоджуються, а співробітники в різних країнах тепер працюють із ними без жодних затримок.
Система відповідає всім вимогам законодавства і закриває ключові кадрові задачі: від заяв на відпустки до підписання звітів по зарплаті чи змін у графіку роботи. Усі документи зберігаються в цифровому архіві, а автоматичні сповіщення та гнучкі шаблони роблять ці процеси ще простішими.
Таким чином WhiteDoc допоміг заощадити час і ресурси, забезпечив комфортну роботу понад 60 співробітників та дав бізнесу зручний інструмент для управління документами в сучасному цифровому світі.
Хочете також зробити свій бізнес більш ефективним?
Залиште заявку і наші менеджери зв'яжуться з вами вже сьогодні!