Дякуємо!
Ми скоро з вами зв'яжемось.
Комплексна автоматизація HR-документообігу в ТОВ «Сільпо-фуд»: шлях до ефективності та зручності для тисяч працівників
Сільпо – це більше, ніж мережа супермаркетів. Це втілення інноваційного підходу до ритейлу, де пріоритетом є турбота про Гостей і співробітників. Компанія налічує понад 300 магазинів та забезпечує роботою понад 30 000 людей, яких у Сільпо називають "перевершниками".
Ця амбітна команда постійно шукає нові способи вдосконалення, тому автоматизація HR-документообігу стала черговим кроком до створення сучасного, ефективного та комфортного робочого середовища.
Автоматизація роботи з HR-процесами
Завдяки попередній оцінці фінансових ризиків керівництво Сільпо прийшло до висновку, що втрата навіть 5 % документів може призвести до штрафів в сотні тисяч гривень.*
*Адміністративна відповідальність за порушення,
пов’язані з передчасним знищенням кадрових документів, передбачена ст. 921 Кодексу України про адміністративні правопорушення: за недбале зберігання, псування, незаконне знищення архівних документів передбачена відповідальність у вигляді штрафу у розмірі від п'яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Оскільки в компанії зараз працює понад 30 000 перевершників, то процесом, який максимально потребував автоматизації – був HR-документообіг.
Виклики проєкту
Перед кожним проєктом команда WhiteDoc оцінює поточні бізнес-процеси та пов’язані документи. Через широку регіональну представленість та велику кількість співробітників ми виокремили для себе кілька основних викликів, з якими необхідно було впоратися для успішного впровадження:
Рішення основних викликів
Сервіс WhiteDoc дозволяє всім співробітникам Сільпо підписувати документи за допомогою Дія.Підпис – це вирішує проблему з організацією електронних підписів всередині компанії. Зараз ми також працюємо над підтримкою внутрішнього електронного підпису, який видаватиме Сільпо своїм співробітникам для підписання корпоративних документів.
Для стандартизації кадрових документів створено близько 200 інтерактивних шаблонів, в яких вже внесені правильні дані, а співробітники мають лише заповнити кілька полів з персональною інформацією.
Працівники кадрового відділу отримали зручну систему для створення, зберігання та підписання документів, що значно скоротило час на обробку даних та пошук документів.
Для простого доступу до системи, навіть за відсутності ноутбука чи комп’ютера, ми покращили мобільну версію WhiteDoc та розробляємо мобільний додаток. Також запланована можливість вбудовувати сервіс WhiteDoc в інтерфейс ресурсів клієнта.
Типи автоматизованих HR-процесів завдяки інтерактивним шаблонам та сценаріям опрацювання:
Як це працює?
Працівник Сільпо заповнює потрібний шаблон заяви. Підпис з боку співробітника виконується за допомогою Дія.Підпис. Далі документ проходить процес внутрішнього погодження компанії.
Після погодження заява надходить на фінальне підписання до відділу кадрів компанії. Відділ кадрів на основі заяви створює відповідний наказ, узгоджений документ додається до електронного архіву у WhiteDoc та власного електронного архіву Сільпо.
Етапи впровадження проєкту
Для легкості та подальшого масштабування ми розбили проєкт на такі етапи:
Результати впровадження
Покриття в офісі
98%
Економія на папері та друці в рік
600 000 грн
Збережених дерев в рік
109 = площа лісу 0,4 Га
Економія часу відділу кадрів та HR спеціалістів на обробку великого обсягу документів та перевірку даних.
Пришвидшення процесів погодження та підписання документів завдяки автоматичній маршрутизації документа: заява не губиться і 100% потрапляє на підписання правильному керівнику в потрібному регіоні.
Відправка, опрацювання та підписання документів у будь-який час та з будь-якої точки світу.
Зменшення кількості помилок в даних завдяки стандартизованим полям у шаблонах документів.
Єдиний електронний архів доступний для перевірки у будь-який час.
Висновки
Комплексна автоматизація HR-документообігу з фокусом на data-driven підході стала важливим стратегічним кроком на шляху цифрової трансформації компанії Сільпо. Завдяки впровадженню WhiteDoc компанія змогла оптимізувати роботу з документами на всіх рівнях – від управління документами в центральному офісі до майбутнього масштабування системи на понад 30 000 співробітників.
Однак за цими досягненнями стоїть не лише впровадження технологій, а й злагоджена робота команди, яка побачила у цифрових інструментах не виклик, а можливість.
Цей досвід Сільпо показує, що автоматизація – це не просто спосіб спростити роботу з даними та документами. Це стратегічний крок до створення більш ефективного, прозорого та комфортного середовища для співробітників. Саме такі ініціативи формують майбутнє компаній: більш стале, зручне та орієнтоване на людей.
Хочете отримати останній запис з конференції HR Days 2025 про впровадження WhiteDoc у Сільпо?
Залиште заявку і ми відправимо посилання вже сьогодні.