Дякуємо!
Ми скоро з вами зв'яжемось.
Оренда на автопілоті: автоматизація документообігу та роботи з даними в процесах оренди для ТОВ «Сільпо-фуд»
«Сільпо» – одна з найбільших мереж супермаркетів в Україні, заснована у 1998 році. Є частиною торговельно-промислової групи Fozzy Group. Станом на початок 2025 року мережа налічує 308 супермаркетів у 62 містах. Місія бренду – дарувати радість, а основною цінністю є гостинність.
Як один з лідерів українського ринку ритейлу, Сільпо щодня оперує величезними обсягами документації. Щоб традиційні процеси обробки паперів не уповільнювали роботу компанії, команда Сільпо почала шукати рішення для автоматизації роботи з документами та даними в них.
Автоматизація роботи з Договорами оренди та Актами оренди
Оскільки паперовий документообіг був занадто повільним та створював ризики затримок у підписанні та взаєморозрахунках між бізнесом і орендарями, – проєкт автоматизації документообігу для Сільпо розпочався саме з процесів оренди.
Виклики для команди WhiteDoc
Як інтеграції роблять бізнес-процеси справді ефективними
За допомогою вбудованого no-code функціоналу WhiteDoc та інтеграції з власним програмним рішенням для оренди Сільпо вдалось повністю автоматизувати підписання Договорів та Додаткових угод по оренді.
Покрокова реалізація:
Менеджер з оренди формує необхідну версію Договору у власній системі оренди Сільпо.
За допомогою API договір автоматично передається до WhiteDoc, де створюється конверт із двома документами: ● Структурований документ із загальною інформацією про Договір. ● PDF-файл із повним текстом Договору.
Менеджер самостійно визначає погоджувачів від компанії та орендаря, обирає порядок опрацювання у WhiteDoc та відправляє документи на опрацювання.
Після погодження Договір підписується всіма сторонами та автоматично надсилається до електронного архіву WhiteDoc.
Завдяки інтеграції документи з WhiteDoc також потрапляють до власного електронного архіву на стороні Сільпо. Там файли розділяються залежно від типу бізнес-процесів, а доступ до них мають лише співробітники з достатнім рівнем прав.
Data-driven підхід в дії: автоматизація роботи з Актами виконаних робіт за Договорами оренди
Для повного циклу роботи з документами по оренді також була реалізована інтеграція з SAP, яка дозволила автоматично формувати та підписувати акти виконаних робіт.
Покрокова реалізація:
Результати впровадження WhiteDoc
Основним запитом клієнта було швидке розгортання системи, тому команда WhiteDoc зробила все, щоб проєкт запустився за мінімальний час. Впровадження (від аналізу бізнес-процесів до продуктивної версії) зайняло лише 2 місяці.
За цей термін було реалізовано:
Ефект впровадження WhiteDoc
Повна автоматизація процесу оренди з мінімальним залученням людських ресурсів: від формування Договорів до підписання Актів виконаних робіт по оренді з подальшою автоматичною архівацією.
Зменшення кількості помилок в даних та скорочення обсягу паперового документообігу.
Прискорення процесу підписання документів із контрагентами.
Забезпечення юридичної значимості через електронний підпис.
Захищене зберігання документів у цифровому архіві з миттєвим доступом до підписаних актів.
Висновки
Успішний досвід співпраці Сільпо та WhiteDoc доводить, що будь-які складні й об’ємні бізнес-процеси, можуть бути значно спрощені та модернізовані, якщо знайти правильне рішення.
Сільпо є чудовим прикладом, як відкритість до змін та автоматизації допомагає великим ритейлерам вирішувати поточні виклики, підвищувати загальну ефективність бізнесу та закладати фундамент для масштабного цифрового розвитку.
Хочете отримати останній запис з конференції HR Days 2025 про впровадження WhiteDoc у Сільпо?
Залиште заявку і ми відправимо посилання вже сьогодні.